甲子光年：2022企業檔案管理數字化微報告（12頁）.pdf

1、出品機構：甲子光年智庫研究指導：宋濤研究團隊：陳宗珩發布時間：2022.08甲子光年智庫報告產品體系甲子光年智庫報告產品共分為四個類級，第一類為微報告，聚焦一個問題，風格簡潔明要咨詢報告定制報告深度報告微報告1234圖：甲子光年智庫四級報告產品體系甲子光年智庫微報告產品介紹 研究風格簡潔明快 一個報告只解決一個關鍵問題，并提出一個核心觀點 以洞察趨勢、實踐研究為主 具備核心觀點、核心數據和典型案例 根據客戶的定制化需求開展深度行業研究 以深度研究、定義賽道為主 提供深度問題解決的咨詢服務為主 聚焦發現問題、分析問題、解決問題數字化概念層出不窮，細分賽道迭代速度加快，相關從業人員需要新鮮、專業的

2、市場分析及洞察。因此，甲子光年智庫推出科技行業系列“微報告”，向市場分享最新的細分行業洞察。報告特點：簡潔明快：內容較短，方便快速閱讀與碎片化閱讀；直擊重點：聚焦一個關鍵問題進行展開分析；分享觀點：拒絕平鋪直敘，亮出智庫獨有觀點；后續，針對企業檔案管理的深度分析，敬請關注甲子光年智庫的2022中國企業檔案管理數字化行業研究報告I.II.III.目 錄Part 01政策要求Part 02發展背景Part 05檔案管理現狀Part 04市場痛點Part 03范疇與定位Part 06檔案管理流程Part 07檔案管理服務商1.政策要求 電子檔案的推廣與檔案管理數字化勢在必行2019年11月27日，國

3、務院總理李克強主持召開的國務院常務會議明確提出“明年底前，實現增值稅專用發票電子化”。20202020 6 6號 關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知明確指出，以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存該紙質件的電子會計憑證。2022年三月，國家檔案局印發關于進一步加強機關業務系統電子文件歸檔與管理工作的通知發票電子化電子發票，電子歸檔規范有序開展業務系統電子文件歸檔與管理工作企業試點第一批：2017年，國家檔案局聯合發改委選定33家企業開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點，已全部驗收。主要以市政和基礎設施建設項目為代表，其順利驗收標志著電子檔案從技術上已經成熟可行。第

4、二批：2018年選定27家企業，已全部驗收。第二批以能源、制造業企業為主，基于工程管理信息化平臺及大數據技術的電子檔案管理已經具備技術能力；第三批：2022年確定38個項目為第3批試點項目。新增機場、港口、市政、環保、設備制造等10種類型的項目；申報項目整體信息化水平相較以往也有較大提升；一、要健全業務系統歸檔制度規范，推動建立完善的業務系統歸檔管理制度和技術規范；二、要完善業務系統歸檔功能，保證業務系統能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作；三、要推進業務系統與檔案系統有效銜接，通過歸檔接口實現業務系統與檔案系統之間的信息交互和集成；四、要不斷提升數字檔案資源建設質量和管

5、理水平，實現業務系統歸檔全流程安全可控、科學規范管理。多類型項目試點推進順利地方試點四川省檔案館、海南省檔案館等已開展電子檔案管理試點與推廣工作，確保檔案的完整性、安全新和可共享性。交通運輸部辦公廳轉發國家檔案局關于印發建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法的通知。行業試點2018年，國家檔案局以市政項目、水利工程項目等基礎設施建設項目為試點，逐步推廣電子檔案管理的建設和運用。國家試點2.發展背景 當前已歸檔、未來待歸檔的各類檔案數量龐大35,44640,54842,45553,47058,64265,06365,37175,05182,85191,79020182017201220112

6、013201420152016201920209.132.7100.5246.0499.720182017201920202021E電子發票開具數量規模及預測（億張）國家綜合檔案館館藏檔案(萬卷、萬件)2.33.03.95.16.69.1%20198.8%2017201820209.3%9.6%20219.9%2017-2021 年我國數據產量及全球占比情況我國數據產量（ZB）我國數據產量在全球占比2020年國家綜合檔案館館藏檔案數量達91789.8萬卷、萬件，隨著檔案館開始實現電子檔案與實物檔案同步接收，預計未來幾年館藏數量會有大幅增長。隨著發票電子化政策以及電子發票電子存檔規范的推行，百億

7、乃至千億規模的電子發票及相關憑證需要電子存檔。隨著我國數據產量的不斷增長，需要電子存檔的業務、財務等數據也在隨之增加，未來電子檔案數據量也將成為一個龐大的數量級。3.范疇與定位 檔案管理系統與知識管理系統的區別檔案管理系統知識管理系統管理主體檔案：包括：會計檔案、紙質檔案、業務檔案等文檔：業務發展過程中產生的各類文檔、流程、規定、說明等核心安全、規范、穩定統一、共享、易用特點“不能出問題”有采集、查詢、借閱、利用、統計、鑒定、銷毀等多項要求“必須用起來”應當確保盡量自動采集，保障文檔全面的收集，來源不能遺漏、分享不能空缺類型格式一般為紙質檔案和標準電子文件一般為非結構化的文檔和數據業務成果接收

8、與管理知識資產匯聚與共享定位有限歸檔：主要收集有歸檔要求的檔案文件以及業務發生結果的憑證文件應存盡存：主要收集業務發生過程中本地的、協作的、系統的、外來的文檔范圍要求強制性要求高滿足合規與管理要求強制性要求低滿足共享與創新要求4.市場痛點 財務合規難、業務連續性難以保證，需要快速響應新規與業務迭代財務：合規業務：連續大量電子發票原件需要存傳統的電子發票歸檔流程中員工打印電子發票，將電子發票的紙質打印件粘貼在報銷單后交給財務，財務進行歸檔，很多企業未保存電子發票原件，也不知道如何對應保存。電子發票、紙質發票該怎么一起管由于處在發票電子化改革的初期，企業存在著既有紙質發票又有電子發票的情況，不知道

9、該怎么進行進行電子發票和紙質發票的聯動管理，并滿足建立紙電資料檢索關系的合規性要求。會計憑證怎么安全高效的查閱在傳統歸檔模式下，企業在應對內、外部審計過程中，財務人員需耗費大量時間去庫房翻找憑證，導致應對審計效率低，會計檔案的借閱安全性無法有效保障。如何保障安全長久的保存檔案安全性是保障檔案真實、完整、可用、安全、有效的前提。電子檔案同樣面臨著長期保管的問題，一旦發生技術變革、服務商經營不利、軟硬件故障等情況可能導致數據壞死。不能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞等影響。采集難檔案來自于多個系統，相對分散，收集工作耗時耗力。錄入難重復錄入電子檔案，信息管理混亂，歸檔管理人員工作負擔重。查閱難

10、規范化歸檔的鑒定、借閱、查詢、銷毀流程復雜，需要層層審批，無法及時調取/查閱相關檔案，使用者借閱效率低。管理難企業檔案管理缺乏關聯性，完整性差，檔案資料繁多，歸檔類目模糊，檔案跨部門利用困難。整理難類目層級多，操作困難，文件可檢索載體類型少。各類憑證散落于各個系統，難以統一管理5.檔案管理現狀 需要歸檔的數據/文件散落在各個系統以及業務條線售前和銷售采購生產庫存采購收貨銷售發貨銷售收款采購付款應收管理成本管理總賬管理財務報表應付管理固定資產預算管理資金管理費用管理發票管理薪酬管理業務數字化財務數字化檔案數字化業務數據財務數據易查找、調用的完整業務財務檔案電子發票電子銀行回單車票、行程單采購訂單

11、財務報告財務報表物資檔案結算單人力資源管理檔案物資檔案工程檔案項目管理檔案環境保護檔案安全管理檔案CRMCRM數據DMSDMS數據ERPERP數據MESMES數據SRMSRM數據HRMHRM數據ERPERP數據采購合同銷售合同銷項發票進項發票物流平臺數據物流平臺數據OAOA數據計量工作檔案質量管理檔案庫存/存貨檔案收貨單入庫單采購訂單應付憑證發貨憑證會計賬簿檔案供應商信息客戶信息對賬單經銷商協議出庫單驗收單領料單出口報關單據進口報關單據審計記賬憑證與各類單據報銷憑證6.檔案管理流程 不同類型檔案管理流程大致一致，但是管理方式各有不同檔案采集歸檔保存檢索/使用檔案管理實物檔案使用OCR技術識別并

12、錄入實物檔案影像資料對影像資料自動分類存儲，批量導入電子庫房實現檔案借閱、檢索、調閱下載、索引查詢等功能根據企業需求自由配置某項實體檔案的借閱時間電子業務檔案集成OA、HR、CRM、ERP等多個系統文檔，接受合同、訂單公文等文檔支持多種來源形式接收，實現異構系統數據和文件的歸檔將不同類型的文檔和數據關聯存放基于元數據管理檔案的內容、結構、背景以及整個過程安全保障電子會計檔案通過接口的方式自動采集會計憑證、賬簿、報表等資料同一記賬憑證的會計資料自動成冊，并校驗完整性，分類存儲并建立索引關系建立會計憑證元數據管理規范，保障真實、完整、安全支持多種方式檢索，建立建立檢索權限并對在線檢索操作進行記錄基

13、于云平臺保障數據內容完整、存儲安全；電子檔案系統具備電子簽名能力，自動加蓋電子簽名；通過第三方進行區塊鏈存證。充分保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性工程電子檔案具有專業性以及成套性特點，需要詳細成套記錄測量數據、建設信息以及竣工等各類圖紙、文字、影像的數據。同時每個工程項目的檔案要對后期擴建、維修等環節提供重要參考依據。工程電子檔案數字化通過自動化生成案卷檔號、封面、案卷目錄、備考表，并建立基于工程項目特性的索引關系來實現檔案的查閱和使用。同時要完成與BIMBIM以及GISGIS等相關工程系統的對接，提高信息利用率和管理效率。數字檔案館：運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、

14、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和集成管理系統。智慧檔案館：根據現實中檔案館 1:1 還原布局，并可視化的對檔案進行搜索。無縫集成電子政務平臺的數據，實現政務信息的快速歸檔。同時，本體與虛擬檔案館之間數據流雙向流通，具備互操作性，有效反映庫房各種業務過程。工程電子檔案智慧檔案館建設7.檔案管理服務商 服務商基于自身基因，提供差異化的檔案數字化解決方案財務管理費用管理電子發票管理OA電子簽名電子會計檔案電子文件檔案電子工程檔案電子會計檔案電子文件檔案ECMCLM電子文件檔案檔案管理BIM電子工程檔案報告亮點 行業首份檔案管理方向的行業研究報告 如何基于檔案管理賦能財務合規與業務

15、需要 不同行業企業選擇數字化的特征與傾向 企業智慧檔案館的建設思路與實踐路徑報告覆蓋廠商類型 各類型檔案數字服務商 想要解決電子發票歸檔要求的企業 想要基于會計檔案數字化來提升合規能力的企業 想要實現業務檔案數字化的企業 想要建設數字檔案館的企業發布傳播渠道/報告咨詢聯系趙靜蕊微信：zhaojr8226 郵箱：案例征集甲子光年智庫將發布企業檔案管理數字化轉型研究報告，現征集業內代表企業案例甲子光年智庫將于20222022年11 11月正式發布“20222022年甲子光年企業檔案管理數字化轉型研究報告”。期待與各方企業及業內人士共同洞察檔案管理數字化趨勢，引領檔案管理數字化行業發展。中國科技產業

16、專業可信的評價體系特點：多維動態數據、自有指數模型、研發研究驅動50000+專家池100W條數據池（50000+核心數據）30+指數模型（持續迭代）研究洞察系統性、輕咨詢撰寫“厚”報告20+賽道持續追蹤智 庫 業 務 能 力 塔30+渠道沉淀驗證方法評價體系解決方案自建研究模型市場結論更可靠助力中國科技市場挖掘潛力企業整合智庫全線能力全生命周期研究服務甲子光年智庫專注于研究科技應用及產業創新領域的行業洞察及解決方案，通過自有實勘數據調研、自建一級市場數據庫和沉淀的產業CIO資源。解決產業如何認識，如何決策，如何評價新興技術，成為傳統研究院的再升級版本。研究報告行業數字化報告技術研究報告白皮書市場調研報告指數模型企業評估模型全產業數字化模型數字治理模型MORE甲子榜單光年20甲子20捕手20MORE創新咨詢7 甲子光年智庫介紹