備件入庫需要什么原始憑證？一文講清

備件入庫作為企業運營管理的一環，具有很重要的意義，在進行備件入庫前，企業一般都會要求登記備件憑證，以便于備件入庫后可以了解和統計庫存情況，確保企業庫存趨勢的穩定性。那么，要登記備件憑證，企業應當準備什么原始憑證呢？



一、采購驗收報告

采購驗收報告是在備件采購進入庫房時，來自供應商的驗收文件。此文件可以清晰地說明采購的備件數量和質量有無違反采購指定的質量要求，同時也可以及時地發現是否有短缺、質量不符等現象，以及供應商的違約情況。

二、產品檢驗報告

產品檢驗報告是企業在收到備件后，對采購的備件進行全面檢測，以確定備件的質量情況。檢驗報告包括：備件的品牌、型號、規格、數量、使用情況以及備件是否達到質量標準等內容，幫助企業了解備件的質量狀況。

三、產品說明書

產品說明書是企業采購備件時所提供的備件的說明文件。此文件可以清晰地說明備件的品牌、質量等信息，既可以幫助企業核實備件的正確型號和質量要求，又可以確保備件進行正確的入庫登記和使用。

四、采購訂單

采購訂單是企業在采購備件時簽訂的協議文件。此文件可以清晰地說明備件采購的型號和數量、交付時間以及采購合同雙方的權利和義務等內容，既可以證明企業與供應商之間簽定合同的相互認可，又可以避免因不按采購訂單出入庫而發生糾紛等風險。

五、庫存臺帳

庫存臺帳是企業以貨物資料為登帳依據，在入庫前、入庫后和出庫后是進行庫存清查和登記數量上庫存的依據。臺帳的內容包括備件名稱、編號、規格、數量和價格等，可以實時和及時地了解庫存備件的情況，生成備件入庫單以及計算庫存成本等。

綜上所述，備件入庫需要的原始憑證包括：采購驗收報告、產品檢驗報告、產品說明書、采購訂單以及庫存臺帳等文件，這些憑證的存在能夠完整地說明備件的來源、質量情況、購買等，并可以幫助企業順利完成備件入庫的登記程序，以保證庫存備件的正確使用。

一、入庫原始憑證
入庫原始憑證來源于入庫物資（設備）的供應商，為證明物資（設備）來源、數量、質量等真實情況提供依據。入庫原始憑證應包括入庫物資（設備）的產地、供貨廠家、驗收日期、規格型號、數量、單價、總額、計量單位、交貨日期等內容。

1. 采購合同
入庫的物資（設備）是根據采購合同所購買的，采購合同應為權威形式，明確采購雙方的權利和義務，供應商才能按合同內容供應物資（設備），因此采購合同應設置為正式采購憑據。為證明采購的物資（設備）合同中標準的應收內容，入庫單據應要求采購合同和結算憑證一起由供應商提供。

2.收貨單
收貨單是供貨商對供應物資（設備）質量檢驗的憑據，應從以下方面內容：存貨名稱、規格型號、生產廠家、數量、計量單位、單價、總額、開票日期、供應商等，以保證收貨量準確，減少糾紛的發生。

3.驗收單
物資（設備）入庫前需進行質量驗收，確保物資（設備）質量符合要求。驗收單應包括：收貨單（驗收單與收貨單全部掛鉤）、供方保證書、檢測報告、檢驗意見、質量狀態等，若物資（設備）合格，會拍照記錄，作為物資（設備）質量交付及后續質量保證的證明。

4.發票
結算憑據即發票，為支付供應商供應物資（設備）的憑證，應以增值稅發票或普通發票為記賬憑證，其中應包括購買物資（設備）名稱、規格、數量、單價、金額等，它不僅作為后臺入賬的憑據，同時作為物資（設備）的質量依據，

5.上級審定設備入庫單
當購買的物資（設備）價值較大，則需要上級審定，在此情況下，需要用全部或者部分采購文件作為上級審定材料，實施全程監督。

以上五項憑證組成了物資（設備）入庫原始憑證，一起發揮重要作用，杜絕質量驗收后存在的質量事故，確保生產運行正常。

二、原始憑證的作用
入庫原始憑證不僅是證明物資（設備）來源、數量、質量等真實情況依據，同時也是在開展后續工作中不可或缺的重要依據，其意義如下：

1、保證物資（設備）來源真實
上述五項原始憑證都有利于確定物資（設備）的真實質量和可靠性。如采購合同中列明了物資（設備）的規格、數量、價格等信息；收貨單是驗收物資（設備）的重要憑據，驗收單能檢驗物資（設備）質量是否符合要求；發票是采購的金額憑據，這些憑據是確認物資（設備