財務會計憑證如何形成電子檔案？一文講清

電子檔案是以電子數據形式存儲的對原材料進行歸檔管理的文件信息系統。憑證形成電子檔案的關鍵是實現憑證的電子化，目前有兩種常見的實現方式，即圖像憑證和文本憑證。



一、圖像憑證
圖像憑證是將憑證掃描成圖像數據進行存儲的，可以是用影像設備掃描，也可以是數碼相機對紙質憑證進行拍攝。所掃描的紙質憑證原件具有實物性和真實性，能夠取得完整的憑證檔案，保證審計的真實性、完整性和可用性，也是憑證形成電子檔案最為常用的方式。

第一，圖像憑證可以有效減少紙質文件占用空間的問題。大量的紙質文件需要存放在倉庫里，堆放太高，面積有限的存儲空間用完很快，而將紙質文件轉換成圖像數據可以節省空間，節省財務會計人員去查找文件的時間，提高會計工作效率。

其次，圖像憑證還可以有效地減少涉及會計資料管理的文件辦理繁瑣。企業會計憑證需要經常操作，既多次簽名又多次傳真轉交，每次這樣操作都會增加出現安全風險的可能，而將紙質文件轉換成圖像數據，會計憑證可以在網絡上進行辦公，不會出現內容變更的情況，顯著降低會計憑證變更過程中涉及信息傳輸中的風險。

再次，圖像憑證還可以提高會計憑證安全性。因為會計憑證的貯藏有重要的信息安全性，而紙質憑證存放在倉庫中，如果遭受到火災、地震等自然災害可能造成會計憑證的丟失，而將憑證轉換成電子形式存儲，保證數據的安全和完整，防止憑證被誤解或意外破壞而影響憑證的證據性。

二、文本憑證
文本憑證是指將紙質憑證的文字部份轉換成文本數據進行存儲的，它有利于提升信息系統的管理能力，有效改善憑證存儲和會計工作的效率。

第一，文本憑證可以快速檢索，幫助減輕會計工作負擔。文本憑證可以按照會計人員自己定義的規則進行綜合統計和報表的生成，可以根據事項、金額等不同要求進行快速的憑證查詢，有助于提高會計憑證查找的效率。

其次，文本憑證方便遠程存取，可以提高會計團隊的協同效率。文本憑證可以跨國通過網絡傳輸，不但可以實現全國范圍內的科目余額對帳，還支持企業多地支基地的多人、多終端的審核工作和信息辦公，可以提高對多地財務賬務的整體把控能力。

再次，文本憑證可以增強數據安全性，有利于會計憑證識別工作。企業會計憑證的安全需要時刻保持嚴格程度，而將文本憑證存儲在電子檔案系統中，可以進行多重權限的管理，保證即使數據泄露也