什么是OA系統？作用有哪些？發展歷程一覽

我國軟件信息化管理的發展特別迅速，越來越多的企業使用著不同的軟件產品，其中OA系統作為當前企業最常用的軟件之一，在企業管理中發揮著重要作用。那么，什么是OA系統?作用有哪些?發展歷程是怎樣?本文將具體介紹。

1.OA系統

辦公自動化(Office Automation, OA)系統，是利用技術的手段提高辦公效率，進而實現辦公的自動化處理，是主要面向企業日常運作和管理、員工及管理者的應用系統，旨在使企業內部人員方便快捷地共享信息、高效地協同工作，主要推行模式為“無紙化辦公”。

2.OA系統發展歷程

我國OA系統大致經歷了四個發展階段：

第一階段，上紀80年代，主要是實現電子文檔處理，即單機的辦公自動化，便于個人處理日常工作，缺乏有效的溝通渠道。這個階段的辦公自動化不能稱為真正意義上的OA系統。

第二階段，上世紀90年代，局域網和工作流技術的出現，實現了對非結構化信息的管理和共享，包括電子郵件、文檔管理等部分。這個階段主要以傳統的收發文管理、檔案管理為主，并加入了許多輔助功能，功能模塊多，相對獨立，但缺乏統一的管理思想，這個階段稱為傳統OA。

第三階段，21世紀初期，互聯網開始普及和發展，辦公自動化邁入了協同的時代。從公文收發到行政審批，從請假、報銷到項目管理，都被以工作流為核心的協同應用思想重新定義。這個階段以知識管理為核心，充分發揮信息的作用，但是與組織的其他業務系統沒有直接聯系。

第四階段則是2011年以后，隨著移動互聯網和信息集成技術的發展，移動辦公、電子簽章等技術被充分應用，OA系統作為整個組織內部信息化的入口，與組織內各個業務系統進行集成，加強了各種資源的整合，并將數據進行集中展現。

3.OA系統作用

(1)提高工作效率

OA辦公系統通過建立一個統一的辦公管理平臺，讓組織的制度真正落地，讓員工行為更加規范、高效，提高企業員工的執行力。電子化的流程規范組織行為的同時，優化組織流程管控，真正實現 流程統一、責權分明、管理高效 。

同時改變了辦公對于人員的地域限制，讓辦公不再受空間物理條件限制，隨時隨地都可以處理公務，真正實現了全球一體化工作流。

無紙化辦公將企業易損毀且損耗大、不易保存的紙質文件變為電子信息進行流轉、管理，高效且環保。

(2)提高管理效率

OA系統幫助企業建立內部通訊平臺，為組織實現跨組織和跨部門的協助溝通渠道，讓信息能夠更加快速有效的流轉;讓不同部門的成員可以圍繞同一個事項實現快速協助，溝通迅捷又安全。

OA系統電子化的公文流轉方式，利用快速高效的網絡傳遞手段，減少工作中的復雜環節，讓工作真正流起來，提高辦公效率，實現無紙化辦公。

OA系統建立起統一的信息發布和溝通平臺，把組織內的信息和事物根據每一個崗位的權限和職責聚類形成個性化的崗位工作門戶，讓信息和事情找人而不是人找信息。

OA系統把很多輔助性的工作及日常行政管理事務簡化，像會議管理、辦公用品管理、圖書管理、車輛管理等實現了辦公的自動化、管理流程化。實現文檔管理智能化;節省企業的辦公費用支出;建立企業知識文化建設、管理平臺;提高成本管理計劃及監控能力;增強領導監控能力，強化領導的監控管理;提供數據分析，為企業制定發展計劃做基礎。

以上梳理了OA系統的定義、作用及發展歷程，希望對你有所幫助，如果你想了解更多相關內容，敬請關注三個皮匠報告的行業知識欄目。

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