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1、1 采購數字化管理實踐指南2 采購數字化管理實踐指南3 采購數字化管理實踐指南前言 01一、概念與現狀篇 021.1 采購數字化相關概念解析 1.2 采購管理的不同階段1.3 企業采購數字化管理現狀二、策略篇 052.1 背景綜合評估2.2 采購數字化項目規劃與實施方案2.3 采購數字化管理運營目錄CONTENTS233810164 采購數字化管理實踐指南三、采購數字化管理應用篇 163.1 采購數字化典型場景架構地圖3.2 供應商全生命周期管理3.3 采購需求管理3.4 戰略尋源3.5 采購履約3.6 交付結算四、實踐篇 264.1 高創建工：如何一周實現采購供應鏈數字化管理 4.2 貴州新

2、基石：如何用 1 萬元，搞定價值 200 萬的協作型供應商管理系統？4.3 威猛股份：供應商種類很多，還不好管理？一個平臺讓你輕松解決！4.4 寶太生物：從尋源到產品原料追溯，如何與供應商線上業務協同？303640451919222325271 采購數字化管理實踐指南前言PREFACE從互聯網+到“十四五”規劃中數字化獨立成篇，又受到疫情影響，企業的傳統運轉和管理方式受挫，數字化越來越成為企業發展的主旋律。過去幾年的數字化轉型歷程中，企業更多聚焦OA、ERP、精益生產、客戶管理等方向，也取得了豐碩的建設成果。但是想在這些方向進一步降本增效則愈加困難。財富雜志也曾言：“組織內部找尋有效的生產力提

3、高的來源是越來越難實現了”。那么企業數字化的下一個增長點在哪？從降本增效的目標來看，我們會發現“采購”這個與企業成本支出休戚相關的環節，似乎從數字化伊始，優先級一直不高。2020 年開始，伴隨著疫情的影響、資本市場的關注以及企業內部采購數字化意識的覺醒，現在終于到了大放異彩的時候。我們可以預言，企業利潤空間的下一個增長點，就是采購數字化管理，其直接影響企業供應鏈整體管理效率的提升與核心競爭力的塑造。企業通過采購需求計劃管理、戰略尋源、采購執行、供應商生命周期管理等采購全過程的數字化管理，實現采購網絡化、在線化、協同化。本指南將聚焦采購數字化管理，講述如何推動一個采購數字化項目從規劃到落地應用，

4、并對其核心場景進行講解，希望能為各位讀者在推動采購數字化過程中提供一些思路。002 采購數字化管理實踐指南采購數字化是通過大數據、流程自動化等新一代信息技術，以降本增效為核心目的，面向采購需求計劃、尋源、訂單執行、財務對賬、供應商管理等采購全流程，進行從線下到線上的業務流程轉移，構建在線、規范、透明、決策智能、內外協同的新型企業采購管理體系，提升供應鏈響應速度和協同效率。通常來說，采購數字化轉型需內外齊頭并進。對內，企業需要搭建采購需求管理中心，集成企業內部 ERP、WMS 等各類業務系統，打通信息壁壘，促進部門與部門之間、系統與系統之間的協作；對外，企業需要改變采購人員和供應商的互動方式，提

5、供合規統一的在線互聯協作平臺，保證采購流程透明可控，提高采購與供應商的業務協作效率。企業采購數字化的過程中，通常會同時涉及到 SRM、ERP、SCM 等系統，每個系統各有側重，為避免混淆，這里對這些名字以及它們之間的關系進行集中的梳理與區分。SRM即供應商關系管理（Supplier Relationship Management）。用于改善企業與供應商之間的關系，它是一種致力于實現與供應商建立和維持長久、緊密伙伴關系的管理思想和軟件技術的解決方案，同時也是一種先進的管理思想和方法。貫穿采購需求管理、尋源、訂單、合同、收發貨入庫、對賬付款以及供應商全生命周期管理的采購全流程。SCM即供應鏈管理（

6、Supply Chain Management）。是對供應鏈上從供應商、生產廠家、分銷商到零售商等的物流進行計劃和控制，讓采購來的生產資料以高效的方式通過生產、分銷環節變成增值的產品，最后到達有消費需求的消費者手中。ERP企業資源計劃(Enterprise Resource Planning)。是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業管理軟件。簡而言之就是對企業人、財、物、信息資源的管理。區別與聯系SRM是支撐采購數字化管理的核心系統。貫穿完整的采購流程，通常來說需要將SRM系統與ERP、SCM做集成，以打通上下游供應鏈的壁

7、壘，保持供應鏈的連續性與穩定性。ERP 系統中包含采購管理的模塊，通常用于采購需求管理、供應商檔案管理等企業內部流程和數據的管理，但是采購流程的精細化程度不夠，缺乏外部協同屬性。在只有 ERP 系統的情況下，采購部與供應商的協作主要是通過郵件、微信、excel、紙質文檔，導致采購人員需要多次重復將供應商的數據手工錄入并人工匯總；采購管理是SCM的一個環節，區別于SRM系統，SCM系統中更多關注的是產品交付的過程，即從原料采購周期、生產周期到售運周期的產品全過程管理，重視上下游環節的協同與穩定。一、概念與現狀篇CONCEPT AND STATUS011.1 采購數字化相關概念解析3 采購數字化管

8、理實踐指南1.2 采購管理的不同階段1.3.1 采購數字化管理背景1.內因（1）企業利潤空間壓縮，倒逼企業從成本端轉型過去幾年的數字化轉型歷程中，企業更多聚焦 OA、ERP、精益生產、客戶管理等關乎企業管理流程、計劃與營收的方向，也取得了豐碩的建設成果。但是單個方向的數字化轉型的價值增長空間有限，企業想在這些成熟方向進一步降本增效愈加困難。此時，采購管理方向起步晚且處于企業成本管控的核心環節，仍然存在巨大的降本增效潛力。（2）企業健康發展的內生需求企業采購環節涉及的參與主體多、采購品類復雜且直接關乎金錢成本支出，過去那套與供應商微信、電話私下溝通定價的方式，往往效率低下且流程不易監控管理，采購

9、人員工作灰度空間大，易滋生腐敗行為。在激烈的市場競爭環境下，企業采購環節迫切需要進行數字化轉型以實現陽光透明。2.外因（1）政策驅動近年來，政府連續出臺多項采購、供應鏈相關的數字化政策，力推企業采購數字化轉型。1.3 企業采購數字化管理現狀4 采購數字化管理實踐指南（2）采購數字化管理技術成熟 一體化的采購數字化管理廠商，在2018年之后引來井噴式發展，采購數字化管理技術向數據驅動、流程自動化、互聯協作的方向升級，能夠滿足常規的采購數字化管理需求以及企業中存在的個性化需求。1.3.2 采購數字化管理困境1.管理層缺乏采購數字化管理的意識一方面企業管理層沒有認識到采購管理轉型升級的重要性，尤其是

10、中小企業，采購需求簡單、供應商數量少、數字化基礎薄弱，通過簡單的信息化管理工具滿足基礎需求后，難以進行體系化的數字化規劃；另一方面對采購數字化管理的推動不到位，缺乏專人專崗專項負責、未能投入足夠的成本和時間、需求和解決方案匹配不到位，導致采購數字化流于形式。2.采購流程缺乏有效監督，易滋生腐敗企業采購環節涉及的參與主體多、采購品類復雜且直接關乎金錢成本支出，過去那套與供應商微信、電話私下溝通定價的方式，往往效率低下且流程不易監控管理，采購人員工作灰度空間大，易滋生腐敗行為。在激烈的市場競爭環境下，企業采購環節迫切需要進行數字化轉型以實現陽光透明。5 采購數字化管理實踐指南3.采購流程冗長，缺乏

11、統一的系統與制度管理企業采購涉及需求管理、尋源、訂單、合同、收貨、質檢入庫、財務對賬、供應商管理等環節，流程長、審核環節多、工作量大、人工處理易出錯，缺乏統一的采購管理平臺與制度管理的企業，易出現采購成本和管理費用過高、需求規格不夠明確、檢驗標準不清、供貨渠道不穩定、交貨周期長等問題。4.缺乏體系化的供應商關系管理一方面對供應商的管理不規范，缺乏一套體系化的供應商準入、考核、評級、優化淘汰的供應商管理機制，對供應商檔案的數據管理不到位，更新不及時，無法保障穩定供應；另一方面，大部分企業與供應商的對接仍然依靠電話、微信、紙質單據傳播等傳統方式，信息不互通，協作效率難以提升。6 采購數字化管理實踐

12、指南策略篇Strategy7 采購數字化管理實踐指南采購數字化項目建設通常要經歷啟動、計劃、實施、交付、應用等 5 個階段。采購數字化項目的建設一般分為兩種情況，自身獨立開發或乙方參與，即引入 SRM 產品提供商（廠商）或者外包項目團隊。盡管兩種方式在某些環節存在差異，但是幾個核心環節是相同的，并且在整個過程中都需要以完善的項目管理方法為指導，遵循標準的采購數字化規劃與實施流程。二、策略篇STRATEGY8 采購數字化管理實踐指南所有的數字化建設項目都是由企業需求驅動的，且后續應用也只有和企業的需求契合才能產生價值，采購數字化的建設和管理也不例外。在推進采購數字化之前，需要明確以下要點：（1）

13、現狀評估。明確采購數字化管理戰略、企業數字化綜合發展情況、采購相關及上下游系統建設與應用情況等基本數字化背景，通常采購屬于企業的 OTD（供應鏈管理（Order to Delivery）從訂單計劃到產品交付）模塊，涉及到以下系統：（2）采購數字化需求梳理。如果采購數字化由 IT 部門發起，那么 IT 部門需要聯合采購部門共同梳理企業當前的采購業務流程、供應商管理制度，以及未來 1-3 年的規劃，挖掘采購管理過程中存在的問題和需求。除了采購部門，還需對生產、行政、質量等采購上下游部門甚至是外部供應商進行調研，整合上下游鏈路配合上存在的問題需要改進的重點環節，考慮如何利用新技術新工具解決主要問題。

14、2.1 背景綜合評估9 采購數字化管理實踐指南采購流程圖10 采購數字化管理實踐指南（3）投入產出規劃。明確采購數字化的目標、企業可投入的人財物成本、潛在風險等?；谝陨暇C合評估企業有推動采購數字化管理的基礎，有明確的戰略支撐和業務需求、有充足的人財物投入，即可申請立項，初步梳理出來的需求和場景可以作為后續工具選型、藍圖規劃和功能開發時的考量因素。2.2 采購數字化項目規劃與實施項目規劃和實施方案是保障項目落地的首要環節。好的項目規劃能有效提升開發人效，縮短項目周期，實現項目預期目標。做項目規劃時，要杜絕“一口氣吃成一個胖子”的心態，應該先易后難，穩扎穩打。圍繞項目規劃，企業需要確定三件事：做

15、什么、誰來做，以及怎么做。下面我們一一展開來談。2.2.1 做什么：確定采購數字化的范圍此時我們在第一階段梳理出的需求就派上了用場，范圍指的是采購數字化管理所包含的功能模塊及具體功能。下圖為一個通用的采購數字化功能模塊表，通過對功能模塊表的梳理，企業可以較為清楚的知道自己當前采購數字化的需求。11 采購數字化管理實踐指南12 采購數字化管理實踐指南在企業規模較大、采購數字化需求繁多的情況下，企業難以同時規劃全部需求，就需要根據不同模塊的優先級規劃多期項目，優先滿足核心流程、數字化價值高的需求。13 采購數字化管理實踐指南不論在哪種情況下，信息化部門的人員都需要十分了解企業采購業務流程和需求，才

16、能保證交付的產品能真正落地業務。2.2.3 怎么做？1.自己開發還是選型？傳統企業的采購數字化的技術路徑通常有兩種，一種是委托軟件公司開發屬于公司的專屬采購管理系統；另一種就是選擇商業化的采購軟件。委托首先需要選擇成熟且富有開發經驗的軟件公司，其完備的技術方案和服務能力很重要。選擇此路徑的企業，需要有基礎的數字化基礎條件，要能一次性投入相對較多的資金，后期系統的維護和升級也需要有專人負責，整個開發周期較長，花費的人財物成本較高。這種路徑優勢在于可以擁有自己的系統知識產權，擁有數據自主權，能滿足個性化業務、系統打通等企業多樣化的需求，適合有一定數字化基礎的大中型企業。第二種路徑得益于當前成熟的采

17、購數字化管理技術，采購數字化廠商整合出標準化的 SRM 系統，企業僅需投入較低的成本就能在較短的周期內開發上線采購管理系統，維護和升級都由廠商負責，不需要企業專門組建技術維護團隊。對比自研，路徑二系統自主性不足，安全性相對不嚴密，但是一種較高性價比的開發方式，適合數字化基礎較差的大型企業，以及各類中小型企業。2.2.2 誰來做所有方向的數字化轉型都可以有自上而下和自下而上的建設方式，采購數字化也不例外，兩種方式各有優劣。當自上而下時，采購數字化項目的領導者通常是技術/信息化/采購副總，這種自上而下的方式有利于通過權力整合跨部門資源、快速推進，但領導者缺乏一線業務經驗，容易陷入“頂層設計”的陷阱

18、，導致項目落地時偏離實際業務；自下而上時推進時，通常是信息化部門或采購部門主導推進，信息化部門負責開發、系統數據對接等技術方面的問題，采購部門負責把控業務方向，保證項目能始終圍繞采購業務需求建設，但容易面臨項目推動慢、跨部門資源協調難的情況。14 采購數字化管理實踐指南2.采購數字化軟件選型要點面對市場上魚龍混雜的采購數字化管理軟件，不少企業眼花繚亂，無從下手。其實選型的根本原則就是兩個字：合適。不同的企業在所屬行業、采購業務和數字化水平的發展程度、人員技術背景等方面都存在非常大的差異，企業在選型時切忌照搬別人的答案，需要“量體裁衣”，找到最適合自己的采購數字化管理軟件。技術太前沿、功能大而全

19、，如果不能落地也只是徒增成本；而費用低、技術落后的工具，則容易過時，制約企業未來的發展。企業在采購數字化軟件時，通常需要從易用性、技術性能、功能、采購成本、廠商能力五個方面進行綜合判斷，如下表所示：15 采購數字化管理實踐指南選擇好開發方式之后，即可正式進行采購數字化項目開發，過程中需做好項目風險管理、需求變更管理以及系統交付驗收，并應輸出詳細的項目過程文檔。3.一種新的采購數字化開發方式-低/零代碼開發低代碼是一組數字技術工具平臺。平臺將一些常用的代碼封裝成固定功能，比如表單功能、流程功能，報表功能，權限審批功能等，開發者使用較少的代碼（低代碼）、甚至不需要代碼（零代碼），通過對這些基礎功能

20、的拖拽、參數化配置等操作，就能快速實現應用程序構建的構建。傳統的代碼開發方式技術門檻較高，技術人員與采購等業務人員溝通時，容易隔著一道業務理解“墻”。同時在技術分工精細化的趨勢下（前端/后端/算法/運維），企業也很難做到獨立開發和運維整套復雜應用，采購人員提出來的采購數字化需求往往落地周期漫長。而低/零代碼可以通過統一語言來減少業采購人員和技術人員的溝通成本，甚至采購人員自己就可以上手進行基礎的應用開發工作，使得各種角色在統一平臺緊密協助。目前簡道云等頭部零代碼平臺均已基于平臺開發出了標準化的采購數字化管理應用模板，企業可以直接使用這套模板，也可以在模板基礎上自由地進行二次開發改造，這一開發方

21、式，能幫助企業低成本、短周期、高效率地開發出符合采購及上下游部門業務需求的采購數字化系統。中型企業和小型企業推薦使用低/零代碼開發，能夠高性價比地滿足企業當前以及未來靈活變動的采購數字化需求，對于需求復雜的大型企業而言，低/零代碼開發稍顯吃力，但可以用于作為采購人員對外協作供應商的窗口平臺，開展詢報價、招投標等流程的協作管理。16 采購數字化管理實踐指南2.2.4 不同規模企業的建設區別2.3 采購數字化管理運營2.3.1 對內1.針對采購部門及相關上下游部門開展采購數字化專項培訓。采購數字化項目小組應通過輸出詳細的操作手冊以及公開培訓的方式培養員工使用相關系統，提高數字化采購意識。同時還應建

22、立考核與激勵機制以保證員工的學習效果；2.開通反饋通道。定期收集相關員工對項目的反饋，保障采購數字化不偏航，總是能與一線采購業務綁定；3.建立結果復盤機制。企業相關分管領導及采購數字化小組應定期對標此前設計的藍圖目標進行復盤，不斷總結問題；17 采購數字化管理實踐指南4.定期維護更新系統?；诜答伵c復盤出的問題優化系統業務流程、改善用戶體驗，并基于采購數字化管理的發展要求進行新功能、系統的開發；5.采購數字化資產沉淀與挖掘。采購數字化剛建設落地之初，只有流程而缺乏數據，系統運行一定時間后會產生豐富的數據，采購部門要善于利用這些數據，前期可以先做基礎的報表、看板輔助采購業務的監控與運行，中后期要

23、能進行采購模型構建、采購計劃預測、供應商績效自動化考核等，深度挖掘采購數據資源價值，形成交互式、可視化數據資源庫，動態優化采購決策過程，生成智能化的預測決策建議。2.3.2 對外1.供應商小規模試點運營。面對外部供應商進行提前批招募，篩選一批有意向、配合度高的供應商進行小規模的系統業務協同流程測試。通過激勵措施鼓勵供應商積極提出問題與建議，配合參與系統流程優化。2.針對大規模供應商培訓與連接，進行供應商全面協同管理。小規模測試與流程優化后，針對全量的供應商開展系統操作的培訓，并進行基礎操作考核。如果供應商數量龐大，可以通過對供應商分類，批量推進供應商協同管理。18 采購數字化管理實踐指南采購數

24、字化管理應用篇Procurement digital management application19 采購數字化管理實踐指南三、采購數字化管理應用篇Procurement digital management application3.1 采購數字化典型場景架構地圖3.2 供應商全生命周期管理采購數字化的應用場景，基本貼合采購業務流程，由于采購流程長，細節多，在本指南中，將上圖中采購數字化的小應用分成了供應商管理、采購需求管理、采購尋源、采購履約、交付結算六大環節，針對環節中的核心場景進行講解。過去，企業業務簡單，對接供應商數量少，需求供給匹配，價格合適就能完成采購計劃，無需對供應商進行體系

25、化的管理。而在數字化日益發展、社會分工和管理日益精細化的今天，企業的采購需求日益繁雜，面對的供應商隊伍日漸龐大。因此企業對供應商的管理必須有一套線上的從供應商申請準入考核評級改進優化/淘汰的標準化管理流程，才能幫助企業沉淀優秀供應商資源，提升供應商管理效率和質量，從而進一步推動企業的降本增效。20 采購數字化管理實踐指南3.2.1 高效供應商全生命周期管理的前提：連接供應商 企業需要有一個可以跨組織連接供應商的供應商管理系統，并能夠設置對應權限，讓采購和供應商之間各環節的信息流轉和協作能全程線上完成，比如讓供應商實時收到流程提醒、供應商能自行查看流程進度、自行提交修改企業資質信息等，大大提高采

26、供協作效率，沉淀供應商管理數據，并對供應商進行績效考核。21 采購數字化管理實踐指南3.2.2 供應商管理 1.供應商電子檔案過去，供應商檔案都由采購或者供應商開發人員挨個向供應商收集 Word 或 Excel 信息文檔，再手動匯總審核，資質更新時需重新收集文檔并人工修改替換原有文檔，十分耗費人力；因此供應商電子檔案是實現供應商數字化管理的基礎，應能實現：向潛在供應商收集多維度的企業工商信息，比如納稅人識別號、企業狀態、成立時間、法定代表人、注冊資本、經營范圍等，通?？梢酝ㄟ^打通阿里云、企查查、天眼查等企業工商信息平臺，通過企業名稱自動調取公開信息；供應商應能自助修改企業信息、更新資質證書、添

27、加供應產品等；同時還應針對供應商公司資質到期、產品資質到期設置預警，提醒供應商及時更新材料。2.供應商準入企業可以對不同領域的供應商設置準入條例，并基于條例在提交的潛在供應商名單中篩選出審核合格的供應商進行準入。3.供應商績效管理系統應記錄供應商在協作過程中的行為情況，包括資質審核、交易額、價格、產品質檢評分、合同履約、售后服務等，企業針對重視的項目進行賦分和權重設定，搭建自定義的考核模型，模型通過采集各項目數據自動完成周期性的績效考核?？冃Э己送瓿珊?，還應搭建可視化的績效考核看板，采購人員可通過供應商考核看板對供應商的“優勝劣汰”進行決策。某公司用簡道云設置的供應商準入條例 22 采購數字化

28、管理實踐指南3.3 采購需求管理過去企業內部的采購需求存在兩個管理難點：來自各個業務部門的采購需求分散，缺乏體系化的分類，來一個需求采購一個，缺乏統一的管理平臺；采購需求進度不透明。業務部門不知道自己的需求到了哪個環節，只能不斷地詢問催促采購，影響部門間的協作效率；需求并發高的時候，采購部門也難以管理，哪些需求到了詢報價環節、哪些采購需求已經進入發貨環節、哪些需求即將到期整體把控需求難。因此企業有必要搭建一個對內的采購需求管理平臺，一方面采購部門能做好對需求體系化的分類管理，另一方面業務部門能實時看到自己需求所處階段，減少部門之間推諉扯皮。23 采購數字化管理實踐指南3.4 戰略尋源3.4.1

29、 詢報價管理傳統詢報價流程需要采購員將詢價表 Excel 通過微信、郵箱等發給各供應商，再人工回收報價表進行匯總比價，效率低，過程管控難。通常有兩種實現方式：第一種是各采購需求業務部門在 ERP 中開展采購計劃并向采購部門發起采購需求，將 ERP 和 SRM 系統數據打通后，ERP 中的采購需求自動流轉到 SRM 流程中，采購部門即可對內對外實現供需協同；第二種是直接在 SRM 系統中完成采購計劃、采購需求申請、采購需求管理等功能模塊，后續的對內對外的采購全流程也都在這套 SRM 系統中完成，實現端到端的一站式服務。24 采購數字化管理實踐指南采購數字化流程下的詢報價，則需能滿足：采購員在采購

30、管理系統中針對目標供應商批量發起詢價流程，供應商在微信、釘釘、企業微信等常用社交工作平臺中即可收到詢價通知，填寫報價數據后，數據即可自動返回到統計表單中，同時系統自動匯總生成比價單。25 采購數字化管理實踐指南3.4.2 招投標管理 傳統招投標多為線下，采購需要一對一通知供應商參與招投標，到現場進行唱標、評標、開標等活動。線下招標過程也不規范，各個環節的情況記錄難度大，“暗箱操作”無法管控，導致傳統招投標一直存在較大灰色空間。而將招投標過程全程線上化，能實現招投標全過程可控可查，在較大程度上規避不規范的招投標流程，保證采購尋源的陽光透明。線上招投標需要能實現：1.采購和供應商在線上即可完成從邀

31、標、報名、答疑、投標到中標的全流程協同；2.招標負責人、管理層（需求方）、供應商、評標專家 4 方基于線上即可實現各流程節點的審批。3.5.1 采購合同管理 過去：企業在和供應商簽訂采購合同時，采購員需要手工編制合同，并打印出來給領導審批簽字蓋章，再拍照或者傳真給供應商，供應商打印蓋章后再回傳回來，流程繁瑣且機械。而在采購數字化場景下：企業可以提前根據不同類別的采購定義好合同模板，再配合自動打印，一鍵生成各類合同并自動流轉給相關負責人進行審批，審批完成后自動通知供應商下載合同。全程線上完成采供合同的傳遞，做到過程高效透明管理。3.5 采購履約26 采購數字化管理實踐指南3.5.2 采購訂單管理

32、 過去：采購訂單依靠照片截圖或者紙質訂單進行傳遞和確認，供應商也需要通過手工將訂單信息錄入訂單系統。采購數字化后：企業可直接在系統發起訂單流程，選擇供應商以及聯動出訂單信息。供應商收到訂單信息后隨時確認，并可通過復制、導入的方式錄入到自己的訂單系統。3.5.3 收發貨協同 過去：很多供應商仍然需要手寫紙質發貨單、或通過 erp 打印發貨單，貼在貨物上送出，再通過電話、微信、郵件等方式通知客戶發貨情況，采購業務員收到貨后需要手動將收貨信息錄入庫存管理系統。由于發貨單繁多，且每家供應商的發貨單格式不同，采購人工錄入時低效易錯。27 采購數字化管理實踐指南3.6.1 質量協同 過去：產品到貨后需由質

33、檢部門檢驗，檢驗結果通過電話等方式告知，如果質量檢測不合格，采購再單獨聯系供應商發起退貨。質檢入庫/退貨流程不規范，管理困難。采購數字化后：（1）掃碼一鍵質檢 物料到達后，業務員可掃碼錄入本次質檢明細，采購錄入質檢結果數量即可。（2）便捷退貨發現不合格數據，采購可直接在線勾選對應批次貨物申請退貨。（3）8D 質量改善識別到問題后，采購可在線發起 8D 整改，督促供應商按標準進行改善。在采購流程數字化后：供應商發貨后在 srm 系統中聯動出未發貨明細，錄入提交并自動打印出統一格式的發貨單，并實時通知到采購員發貨進度；到貨后手機掃碼填入核對的貨物信息，即可自動入庫。3.6 交付結算28 采購數字化

34、管理實踐指南簡道云 8D 質量改善流程圖3.6.2 財務協同 過去：供應商生成對賬函通過微信、郵箱等發給采購員，采購員挨個審核無誤后再蓋章回傳給供應商；對賬無誤后，供應商將收款信息發給采購員，采購員再發給財務。財務打款完成后告知采購員，采購再通知供應商查看賬戶。采購數字化后：供應商選擇對賬周期即可自動生成對賬數據，核對無誤后一鍵發起對賬；對賬核對通過后自動回傳到供應商；供應商在線發起付款申請，采購核對金額審批無誤后流程自動提交到財務，財務完成審批付款后，自動提醒供應商。物料到達后，業務員可掃碼錄入本次質檢明細，采購錄入質檢結果數量即可。29 采購數字化管理實踐指南實踐篇Practice30 采

35、購數字化管理實踐指南四、實踐篇Practice建筑行業作為國民經濟支柱產業，在推動經濟社會發展過程中持續發揮重要作用。但建筑業大而不優，高昂的成本和管理費用，嚴重壓縮企業利潤空間。尤其是疫情以來，原材料市場價格暴漲，線下采購施工等活動因疫情頻頻受阻，企業采購及管理成本居高不下?！敖当驹鲂А背蔀槊總€建筑企業都必須關注的核心命脈問題。面對這些嚴峻問題，高創建工股份有限公司交出了一份漂亮的答卷。采購與供應商管理作為建筑企業成本支出的主要環節，高創建工通過簡道云企業互聯功能，僅用一周時間就實現了采購需求、訂單模塊的信息化管理，并進一步搭建了詢報價、收貨、對賬等模塊，實現了供應鏈模塊的全面信息化管理。0

36、1 背景高創建工股份有限公司是建筑工程施工總承包特級和建筑行業（建筑工程、人防工程）設計甲級企業，并擁有市政公用工程、鋼結構等多項一級資質，是年綜合運營能力超百億元的全產業鏈綜合工程運營服務商，累計獲得國家及省部級以上優質工程 30 多項。作為一家優秀的建筑施工企業，成本管控尤為重要，供應鏈管理作為成本管控的重要環節，所以公司一直在探索如何管理好供應鏈的各個節點，進而支撐公司的高質高速發展。02 欲破僵局，求路無門和大多數建筑企業一樣，高創建工未通過簡道云企業互聯打通供應鏈之前，公司采購一直面臨如下幾個難題：通過電話、微信、郵件等傳統方式，和供應商一對一溝通，效率低且缺乏過程管理 通過 exc

37、el 和紙質文檔掃描件，進行訂單、對賬單的傳遞，信息無法實時透明，低效，采購訂單戰線周期被迫拉長；通過 excel、手工紙質單據等方式，進行供應商之間的業務信息管理，低效易出錯，文件易丟失，且查詢困難導致無法追溯。高創建工一直保持著高速發展，業務調整是在所難免的。而市場上的采購管理軟件基本都是固定的設計，如果要修改，價格非常昂貴并且周期很長。作為建筑施工總承包企業，高創建工特別注重供應商關系網的維護，及采購過程的成本支出。所以在探索供應鏈信息化建設的路上，嘗試了多家采購管理系統，都無法很好地滿足自身需求。出于對公司靈活多變的業務需求，以及軟件成本、迭代等因素的考慮，高創建工遲遲未采購供應鏈管理

38、軟件，管理難題也一拖再拖，嚴重影響了公司的長期發展。高創建工：如何一周實現采購供應鏈數字化管理31 采購數字化管理實踐指南03 攜手簡道云打通采購供應鏈管理在嘗試市面上多家供應鏈管理系統無果后，高創建工遇到了簡道云。簡道云的互聯功能，幫助企業快速連接、管理外部供應商，并讓供應商參與到采購流程的業務協作中；而簡道云的自主搭建設計，能夠讓企業基于自身業務情況，搭建靈活的業務管理系統；以上兩點，完美契合了高創建工供應商關系維護、采購降本、業務多變的需求。牽手簡道云后，高創建工在極短的時間內，就搭建出了一套符合自身業務需求的采購供應鏈管理系統。3.1 自主搭建采購供應鏈信息化管理系統通過簡道云的自主搭

39、建功能，高創建工僅用 1 周就實現了采購需求、訂單模塊的信息化管理，直接打破了過去紙質+excel 進行數據管理的困境。在采購需求、訂單管理的基礎上，后續進一步搭建了詢報價、收貨、對賬等模塊，實現了采購供應鏈模塊的全面信息化管理。3.2 構建互聯平臺，打通采購供應鏈高創建工的李寧講到：“供應鏈的信息化管理，僅僅解決了 excel+紙質管理效率低的問題，這個 ERP 就能做到；通過簡道云的企業互聯構建的互聯平臺，實現和供應商隨時隨地的跨組織協作，才是真正打通了供應鏈”。通過簡道云的企業互聯模塊，高創建工構建了一套供應鏈通訊錄：供應商作為獨立的組織存在，無需加入公司內部組織，所以不用擔心公司組織架

40、構及人員信息被外部人員獲取，但卻依然可以實現全方位的跨組織協作。32 采購數字化管理實踐指南基于供應鏈通訊錄去進行業務權限的分配，供應商直接參與企業內的業務流。33 采購數字化管理實踐指南3.3 實現采購協同管理（1）采購訂單協同 過去：采購訂單的下單效率低，前期需要通過電話、微信、郵件等反復溝通確認，最后以蓋章后的 Excel 或者掃描件傳遞訂單?，F在：采購訂單錄入，內部審批完畢后就能直接流轉到供應商，供應商在手機上即可收到訂單并基于流程進行溝通，最后一鍵完成訂單確認。（2）發貨協同 過去：供應商發貨后如未及時告知發貨進度，則需要采購進行跟進，并把發貨記錄再重復錄入到系統記錄。供應商發貨都是

41、手寫的各種紙質發貨單，極易造成錯收、多收、漏收等風險?，F在：供應商在發貨前，在系統錄入發貨信息，錄入后自動提醒到采購。同時系統生成二維碼（信息包含貨物數量、規格型號、單位），到貨后庫管員掃碼即可自動錄入到貨信息，并與采購訂單比對，進行確認收貨。34 采購數字化管理實踐指南（3）資質證書協同過去：供應商要修改資質證書，只能通過微信、郵件、電話等方式找到采購，采購再把供應商要修改的信息在系統進行維護?，F在：供應商登錄企業互聯賬號，自己更新維護營業執照、開戶許可證、法人身份證、承包范圍對應資質等資料。（4）數據實時可追溯過去：excel、手工紙質單據等方式進行供應商之間的業務信息管理，查詢困難導致數

42、據無法追溯?，F在：數據可追溯，所有的信息企業和供應商都可實時查看，不用擔心數據的丟失和錯亂。35 采購數字化管理實踐指南最后，分享一下高創建工在供應鏈信息化管理過程中的經驗：企業成功的經營管理中，永恒不變的法則之一，便是“開源節流”。節流一方面要做好企業內部管理，另一方面就是做好供應鏈管理。通過簡道云我們不僅實現了內部的信息化管理，同時基于企業互聯打通了和供應商的跨組織協作。過去從需求到訂單需要三天的時間，現在一天就能完成，極大的提升了供應鏈的管理效率。用一句河南話說：“中，真中！”36 采購數字化管理實踐指南01 背景貴州新基石建筑設計有限責任公司成立于 1988 年 8 月，前身是貴州省新

43、基石建筑設計研究所。擁有建筑設計甲級、咨詢乙級、規劃丙級資質以及全過程工程咨詢資質，是貴州省第一家民營建筑設計甲級資質企業。作為一家具有深厚底蘊的建筑設計公司，貴州新基石積累了優質的供應鏈資源，供應商管理成為企業高質高效發展的關鍵。隨著信息化浪潮的來臨，貴州新基石積極擁抱時代，希望通過信息化管理去解決傳統供應商管理的痛點，進一步提升信息化效率。期間嘗試了多種成品供應商管理系統，但是由于成品系統無法滿足企業個性化的業務需求，同時定制系統價格昂貴且速度慢，不得已放棄。02“項目復雜，困難重重”經過 1 年的信息化實踐，貴州新基石完善了項目管理、供應商管理、施工管理等應用，逐步實現了項目信息化?？捎?/p>

44、于工程項目錯綜復雜，關聯方特別多（業主、供應商、監理、公司總部、項目部等），大多數信息管理軟件都是本企業獨立使用，容易造成信息填報工作量大、信息不對稱、溝通工作繁瑣等問題。而平臺型系統軟件，動輒上百萬的價格，讓中小型企業望而卻步。如何做到關聯方準確及時填報、匯總、透明信息，從而實現內外組織協同工作，減少管理內耗成了當務之急。03“打通流程，提高效率”3.1 自主搭建企業個性化供應商管理系統過去的成品系統看上去非常的高大上，但是實際使用之后發現諸多功能不滿足企業實際業務需求。提需求給他們一般都得 2-4 周才能實現，整個信息化落地進程非常緩慢，嚴重阻礙了企業的高速發展。成品系統二次開發的成本及時

45、間，也難以控制。于是貴州新基石的信息技術總監孫穎，基于簡道云的自主搭建能力+企業互聯的跨組織協同能力，僅僅 3 周就落地了一套符合企業實際業務需求的供應商管理系統。業務高速發展過程中新產生的個性化需求，最快當天就都可以通過靈活易用的配置實現，極大提高了企業供應商管理效率。貴州新基石：如何用1萬元，搞定價值200萬的協作型供應商管理系統？37 采購數字化管理實踐指南3.2 招投標全流程數字化管理過去招投標管理一直是企業內管理的一大難題，每次招投標都要各種電話通知供應商、線下舉辦投標會、傳送各種 excel 文件等，效率非常低；且管理過程存在信息不透明，和不公平競標的風險。后來基于簡道云新推出的企

46、業互聯功能，打通了和外部企業的線上協作能力，從而實現了供應商入庫審核、邀標、投標、答疑、評標、開標、中標通知、合同簽訂的招投標全流程數字化管理。38 采購數字化管理實踐指南 供應商入庫：通過企業互聯與潛在供應商建立連接，并審核對應資質 自動邀標：邀標時通過微信公眾號、短信等渠道自動通知到供應商 線上投標：供應商登錄系統即可查看自己可參與的標，并發起投標 招標答疑：供應商發起答疑，招標組實時收到并進行回復，回復后自動抄送供應商 線上評標：線上實現評標，并根據評標模型自動計算分數 線上開標：開標通知自動發送給參與評標的供應商，并自動生成評標報告 線上簽約：中標供應商自動收到中標通知，并可線上打印中

47、標合同3.3 實現供應商全生命周期協同管理供應商管理核心環節都存在的一個痛點就是信息的重復錄入和信息的滯后性。特別是建筑行業，由于行業特性導致供應商信息分散在各設計或者施工人員，導致該問題更加嚴重。比如以收貨場景為例：供應商發貨后不及時通知發貨情況，只能貴州新基石的項目部成員微信、電話人工跟進進度。到貨后，各類紙質發貨單、出廠報告、合格證等，需要項目部資料員負責把紙質發貨單的數據重復錄入到系統。孫穎認為：“整個問題的主要原因就是沒有打通和供應商的協作，如果能讓供應商參與到整個業務流就能最大程度的提高整個供應商管理效率?！彼院罄m通過簡道云企業互聯功能，在之前的供應商管理系統上進行了優化，實現了

48、供應商全生命周期的協同管理。39 采購數字化管理實踐指南3.4“1 萬的費用，200 萬的效果”“我們這套供應商管理系統如果是找軟件商做，至少需要 200 多萬，簡道云只需要 1 萬多塊，并且搭建效率高，后期維護非常方便。特別是簡道云的企業互聯功能，讓供應商真正參與到整個業務流程，實現了供應商全生命周期的協同管理，最大程度上提高了供應商管理效率。目前我們通過這套系統高效管理著超過 500 家供應商，過去 5 個人做的事情，現在 1 個人就能搞定。簡道云企業互聯具備了搭建平臺的基因，不再局限于企業內部管理信息化，工程項目管理也不僅限于供應商管理；未來將與業主、勘察設計、監理單位在施工管理、變更管

49、理、進度管理、維保管理等方向拓展。搭建真正的項目管理平臺，共生共贏讓合作進入互聯新時代?！辟F州新基石 信息技術總監 孫穎 供應商信息協同：供應商可自主查詢&修改公司信息、資質證書等 歷史合作信息協同：供應商可自主查看歷史的招投標、發貨入庫等信息 發貨協同：供應商一鍵發貨，自動打印出統一格式的發貨單，并自動通知到采購 入庫協同：到貨后自動調用發貨數據，一鍵入庫，并同步給供應商 對賬協同：供應商可在線實時查看自己的發貨數、入庫數、對賬金額等40 采購數字化管理實踐指南河南威猛振動設備股份有限公司始建于 1954 年，是國內較早的篩分分選裝備專業制造企業。威猛股份歷經 60 余年的專業技術沉淀和堅實

50、運營，先后榮獲國家高新技術企業、全國制造業（振動篩）單項冠軍示范企業、國家制造業與互聯網融合試點企業、國家質量標桿企業等榮譽稱號。產品設備暢銷內外，合作的供應商廠家數量數千家。01 多方協作管理混亂困難，信息化受阻作為設備的提供商與服務商，威猛的日常經營中會涉及大量的多方供應商的協作業務。起初威猛沒有進行外部協作的信息化管理，而隨著公司的不斷發展與業務的不斷深入，很多問題逐漸顯露出來，成為橫亙在企業進一步發展道路上的頑石。1.業務關聯的協作方管理困難威猛與外部對接的組織有材料供應、外協加工、物流供應、安裝分包等不同種類的供應商，內部負責對接的部門也都不一樣，導致公司內外部的協作管理混亂，各個職

51、能部門想快速協調多方處理各項事務非常困難。2.信息不透明帶來的一系列問題(1）公司與外部相關的信息流通，往往需要通過相關人員傳達才能獲悉，繁瑣且信息難以精準到達。(2）隨著跨部門溝通的增加，效率也愈發低下。(3）無法掌握供應商的物料生產進度、發貨進度，當信息未及時透明時，記錄查找困難。3.數據分析難信息數據無形，不知道它最終繪制出一副怎樣的畫面，相信這一點，在很多未實施數字升級的企業都有所體現。此前的內外部協作沒有一套一體化的數字化系統，遇到問題全憑個人經驗解決，缺乏數據支撐。在統計分析上，人工重復統計也會耗費大量寶貴的時間。02 邁出外部組織互聯協作數字化之路2021 年，簡道云企業互聯功能

52、上線后，威猛迅速意識到，它將能切實解決與第三方互聯互通的問題。由零散的方式，轉向集成平臺化，困擾威猛許久的外部協作難題終于迎來了曙光。威猛股份：供應商種類很多，還不好管理？一個平臺讓你輕松解決！41 采購數字化管理實踐指南威猛信息部門立即組織內部學習，信息部門成員摸透各功能后，結合企業的實際情況，決定將對外業務最頻繁的部門采購計劃部作為試點進行推進，搭建內外部協作平臺，并篩選出一批愿意共同學習探索的供應商企業，共同參與到平臺的建設中來。按照“溝通需求、搭建場景、逐步試行”這三步走的規劃，威猛股份在一周時間內完成從 0 到 67 家的供應商互聯，并實現了原材料供應商、物流供應商、外協供應商的三方

53、管理。03 威猛的供應商管理實踐分享3.1 構建互聯工業互聯網平臺眾所周知，“工業互聯網”是傳統制造業信息化管理的最終形態。威猛理解的工業互聯網平臺，最終就是要實現企業與供應商、客戶、合作伙伴等外部組織互通互聯，從而彼此之間相互協作，滿足各方信息需求，實現數據驅動業務。威猛股份通過企業互聯平臺為供應商搭建了進入模塊、供應商模塊、客戶管理模塊及公告，并通過工業互聯網平臺儀表盤，讓供應商等外部企業能夠及時看到相關信息。42 采購數字化管理實踐指南（1）供應商管理供應商管理目前有供應商信息、訂單信息、款項情況、貨物信息這四子模塊。供應商信息：可以自行更新修改自己的信息，同時還設有關鍵資質到期提醒，接

54、到通知自己去平臺修改即可，再也無需自己另行記錄，釋放記憶空間去做更重要的事。訂單信息：展示的是供應商與我們簽訂的所有合同信息，解決了之前紙質存不易保存等痛點。還可以進一步引入報表分析，數據可視化，方便領導進行高效業務決策，款項信息：威猛原來是采購員各自盯著各自簽來的合同條款，結合公司款項計劃再安排付款給供應商?，F在供應商能自主發起付款流程，不全依賴采購員，采購員把精力放在為公司采購更優質的物料上，同時也能更有效合理地安排資金使用。貨物信息：包含發貨與退貨兩欄。發貨需要供應商主動發起，退貨則是采購這邊發起。只要供應商填報了發貨信息，采購需求部門和采購部門，都能第一時間獲悉，信息及時傳達，解決了困

55、擾已久的信息不對稱問題。（2）外協生產管理威猛股份的外協主要協助企業完成半成品的繼續加工，外協企業需要領取威猛的物料，然后根據圖紙再進一步加工的單位，外協管理能夠幫助威猛透明物料信息和外部生產進度。物料信息：包含領料和發貨。采購通知外協工廠來領料，每次領料都會被清晰記錄；生產完成后填報發貨表，這樣生產部門可以實時了解到發貨情況。進度管理：外部協作生產過程管理，威猛要求外協廠商每天匯報生產進度，這樣更有助于威猛們生產部門結合生產計劃做一些生產工作的調度。這相當于一個與外部共同協作形成的動態進銷存系統。43 采購數字化管理實踐指南傳統的物流招標流程很不規范，大多是通過微信群聊或者電話聯系進行報價，

56、這一過程存在著信息無法共享，很容易出現串標等情況。同時，一家家通知效率很低，而按批次報價又不夠公開透明，更容易出現“桌底下操作”的風險。如今，威猛股份使用簡道云搭建的物流招標管理系統，實現了統一需求收集入口，一鍵發起招標通知，并可以讓供應商及時接收信息，各自報價，公示后系統自動生成數據儀表盤，做到數據的可溯可查。3.2 物流招投標管理物流招投標管理涉及到運輸方，關乎公司產品快速安全運送到客戶現場。哪個方案最優、成本最低，能為客戶提供更優質服務，這至關重要。威猛搭建物流招標管理，包含三大塊，招標發布、招標報價以及中標通知。44 采購數字化管理實踐指南04 下一步規劃展望2022 年，威猛強調強固

57、本提效，降本增效永遠是各企業的主題。那么在提效方面，威猛希望借助數字化技術，在信息、數據流程這個環節尋找效率提升的突破點。結束、打破信息孤島，與各種供應商之間能進一步地實現互聯互通，建立工業互聯網平臺，構建人、設備、數據無縫銜接生態圈。45 采購數字化管理實踐指南02 產品追溯公司的檢測試劑生產完成后需要經過嚴格的質量檢驗，根據要求，寶太還需要一個數字化平臺對產品的原料、生產流程進行追溯。公司原先使用的ERP系統沒有產品追溯模塊，想要對ERP系統進行二次開發，需要投入高額的費用，且耗時較長。于是，寶太生物的 IT 部門就考慮通過零代碼平臺簡道云來自主開發這個功能。廈門寶太生物科技股份有限公司是

58、一家專業從事體外診斷試劑及儀器研發、生產、銷售的國家高新技術企業，是國家專精特新“小巨人”企業。新冠疫情爆發以來，寶太生物已累計出口新冠抗原試劑超過 10 億人份，廣泛用于數十個國家的篩查檢測工作，相關檢測試劑出口量居全國前列。依靠生產的有序管理和質量的嚴格把控，今年三月，寶太生物的產能可穩定至 1200 萬人份/天，其中穩定的原料供應和生產功不可沒。01 在線連接供應商2022 年之前，寶太生物為了能實現與供應商的在線協作，將這些協作人員全部拉進了他們的釘釘架構體系。但是隨著合作的開展，他們也開始擔心這種管理方式下可能會帶來的企業信息泄密和管理混亂的風險。而簡道云的企業互聯平臺，恰好可以解決

59、這種外部企業的管理難題。企業無需將外部人員拉到內部組織架構中，僅需邀請其進入到自己的互聯組織，他們即可像公司內部成員一樣在線參與業務協作，且只能看到自己參與的流程的數據。既高效、數據安全也能得以保證。一季度，寶太生物將供應商都拉入了互聯組織。這樣，供應商不再需要進入寶太的釘釘組織，也能實時提交修改供應商資質信息、收到寶太生物發出的訂單，進行報價等一系列后續動作，實現了企業與供應商之間的安全高效互通。寶太生物：從尋源到產品原料追溯，如何與供應商線上業務協同？46 采購數字化管理實踐指南檢測試劑盒的生產，需要用到多家供應商提供的不同原材料。首先，寶太生物通過簡道云制作了供應商準入表單，將合作的所有

60、供應商信息進行錄入。當公司的 PC 計劃部下達生產計劃時，會填寫生產供應批次表單，對生產中需要的物料進行編碼，并進行記錄計劃數量、選擇相應的供應商等操作。生產供應批次表單提交之后，供應商可以在微信、釘釘等平臺收到簡道云的消息提醒，知曉本批的物料需求并開始生產。供應商將原材料生產出來后，供應商操作員需要填寫【外箱標識】表單，記錄整箱數量并生成外箱二維碼。這樣，供應商的每個箱子上都會粘貼相應的二維碼。供應商發貨時，發貨員會用手機填寫發貨登記表單，只需手機掃描外箱二維碼，貨物的詳細信息就會自動填充并驗證供貨批次是否正確。寶太生物的產品追溯流程導圖外箱二維碼（測試數據）47 采購數字化管理實踐指南倉庫

61、確認之后，通過【上線掃碼】后，正式進入生產流程。檢測試劑生產完成后，每一批試劑也有專屬的【試劑卡二維碼】，產線線長和質檢部門在抽檢環節通過手機掃描試劑卡二維碼就能匹配生產指令、供應批次等信息，有效實現產品質量追溯。手機掃碼自動匹配信息發貨時，供應商登記發貨信息，還會生成一個發貨流水碼。寶太生物收到貨物，倉庫需要填寫【來料登記】。填寫來料登記時，倉庫管理人員首先會匹配計劃部下達的【生產指令】，然后掃描供應商發貨登記的流水碼，匹配供貨信息。來料登記表48 采購數字化管理實踐指南在投標系統內，寶太生物基于業務部門的采購需求發布投標清單，根據需求選擇相應的供應商入圍競標。從供應商的準入資質核驗，到選擇

62、供應商、供應商提交報價、最終開標，每一個環節都在線上進行，環環相扣，所有環節都設置相應領導審批，實現了招投標全流程的合規可控。借助簡道云的企業互聯，寶太生物將數字化場景從公司內部延伸到了供應商、合作伙伴，用數字創新提升了雙方合作的“體驗”，讓協作更加高效透明。邀標系統，通過郵箱自動分發原先可能需要按月計算的需求通過零代碼開發的方式，他們花費一個月就實現了落地，實現了從供貨到質檢的全過程質量追溯。03 投標系統供貨之前的投標報價環節，是另一個數字化轉型亟待解決的場景。原先的報價全部通過微信或者線下的方式進行，溝通效率低且流程不透明，領導無法進行監督管理。為了將采購從尋源到支付的全流程實現數字化，寶太生物又很快借助企業互聯功能開發了投標系統。49 采購數字化管理實踐指南