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1、提高軟件和提高軟件和SaaS采購采購談判能力的談判能力的8個步驟個步驟 2022 Gartner,Inc.及/或其關聯公司版權所有。保留所有權利。CM_GTS_1806304對于IT采購和供應商管理（SPVM）領導者來說，沒有做好充分的供應商談判準備會削弱企業的議價能力并增加企業風險?；诖?，SPVM領導者可按照以下八個步驟，制定軟件和SaaS談判計劃，開展談判，進而優化定價和條款。提高談判成功率的提高談判成功率的8個步驟個步驟8.制定健全的制定健全的SAM和審計管理流程和審計管理流程7.使用最終談判策略優化交易使用最終談判策略優化交易6.讓讓IT財務部門參與創建財務部門參與創建TCA/TCO

2、模型模型主要發現主要發現 在進行軟件和SaaS合同談判時，不與IT和業務利益相關者合作的SPVM領導者無法優化成本和降低風險。許多SPVM領導者不知道該問什么問題以及何時提問，才能確定隱性成本和遺漏條款。這可能導致預算超支和違規收費。在最終談判中，SPVM領導者可以利用C級高管的權力來優化定價與條款和條件（T&C）。但是，如果SPVM領導者未能充分準備、溝通和規劃，就會錯失一些良機。如果不能將合同條款、衡量標準和供應商政策傳達給資產管理團隊，資產管理團隊就無法制定健全的資產管理流程，進而無法做好審計準備。5.維護維護T&C檢查清單檢查清單4.明確遺漏和隱性的成本明確遺漏和隱性的成本3.溝通談判

3、策略溝通談判策略2.制定談判計劃制定談判計劃1.組建談判團隊組建談判團隊來源：GartnerGartner中國官網成為客戶步驟步驟1組建談判團隊組建談判團隊為確保談判成功，SPVM領導者必須開展團隊協作，全面把握IT、業務、法律、風險管理和財務方面的要求。而談判團隊的每一位成員均需具備獨特的才能、知識和專長，可為制定談判計劃提供相關的幫助。3Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟步驟步驟1行動措施行動措施1.組建談判團隊，包含關鍵的利益相關者及其代表。組建談判團隊，包含關鍵的利益相關者及其代表。為滿足相關的采購要求，確保上述所有部門和其他利益相關者都在談判團隊中

4、得到充分的代表。2.溝通承諾需求。溝通承諾需求。在談判規劃啟動會議上，讓整個團隊參與進來，審查團隊承諾，確認個人職責。3.制定項目計劃。制定項目計劃。在開展支出高昂的重大談判時，以結構化的方式制定項目計劃，明確每個團隊成員需要交付的成果和交付成果的日期。團隊主要成員及其職責團隊主要成員及其職責 IT采購：談判領導者，制定提案請求（RFP）法律：制定并審查合同 合同管理：比對T&C檢查清單 業務負責人：傳達業務需求 技術服務：明確軟硬件要求。4Gartner中國官網成為客戶步驟步驟2制定談判計劃制定談判計劃談判團隊應制定一個談判計劃，明確開展有關軟件和SaaS合同談判的一系列共同目標，進而優化和

5、平衡企業的成本、風險和價值。5Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟步驟步驟2行動措施行動措施1.創建模板。創建模板。使用簡單的“啟動”模板，開展內部協作，確定財務、技術、業務和特定項目的要求，并對這些要求的優先級進行排序。下頁所示的雙重用途需求排序/供應商評分矩陣示例，可幫助您確定上述要求并進行排序，同時為您建立供應商RFP評分矩陣。2.確定所有合適的供應商、替代品和解決方案。確定所有合適的供應商、替代品和解決方案。安排時間讓IT部門為您提供競爭供應商的名稱和產品，以及替代品和解決方案。這將確保您營造出一個富有競爭性的環境，并有利于您從RFP開始的整個談判過程

6、。3.研究特定供應商的策略和戰略。研究特定供應商的策略和戰略。確定財政年度結束日期：了解供應商的季度末和財政年度末時間，從戰略的角度延遲或拉長最后的談判日期，使談判結束時間與供應商的關鍵財政日期保持一致。臨近財政年度結束日期，供應商的銷售團隊可能會面臨達成交易的壓力。進行偵察：向供應商提出問題，發現有價值的信息，獲得談判籌碼。這些問題可包括：您如何獲得報酬？直接提成，還是工資加提成？您全年都會獲得獎金嗎？您什么時候獲得的獎金最多？您通過銷售某些產品和服務是否能夠獲得更高的報酬？這些產品和服務是什么？貴公司的薪酬激勵計劃是怎樣的？4.制定制定B計劃，做好執行合同或退出談判的準備。計劃，做好執行合

7、同或退出談判的準備。如果您提前開始談判，并選擇了其他供應商解決方案或替代品，您可以實施B計劃，做好退出談判的準備。5.事實關注事實關注供應商投資者關系網站。供應商投資者關系網站。財務報告：如果供應商第一季度的業績不理想，供應商就會想方設法在第二季度“趕上進度”?；诖?，您可以利用這一點來獲得更好的價格、更高的折扣以及制定特殊條款。戰略性收購：供應商宣布全新的戰略性收購計劃時，您就能知道供應商投資者正希望通過收購增加利潤。6Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟雙重用途需求和供應商評分模板示例雙重用途需求和供應商評分模板示例供應商A供應商B類別權重得分加權得分得分

8、加權得分許可費用總計來源：Gartner7維護和服務費用 定制/實施成本 培訓成本特點和功能財務需求（資本支出/運營支出）業務流程需求 安全和監管需求 財務穩定性內部評估/概念驗證成功案例 培訓計劃T&C風險 談判難易程度審計/合規管理風險Gartner中國官網成為客戶步驟步驟3溝通談判策略溝通談判策略在許多情況下，最終用戶企業會將供應商銷售團隊視為其內部的員工，將供應商銷售團隊當做其員工對待，并給予供應商銷售團隊完全的自由。因此，如果企業不通過供應商簽到政策和限制訪問的訪客徽章對供應商的訪問進行監控，就會產生意想不到的風險。8Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個

9、步驟步驟步驟3行動措施行動措施1.遵守供應商的注意事項。遵守供應商的注意事項。避免泄露重要信息，因為供應商會利用這些信息來優化自己的知識和能力。2.避免參加供應商的社交活動。避免參加供應商的社交活動。在談判期間參加供應商的社交活動可能會削弱談判地位并顯示偏好。3.避免在談判之外的場合泄露相關信息。避免在談判之外的場合泄露相關信息。提醒IT和業務部門僅在談判時提供業務和技術規格或要求。4.審查會議規程。審查會議規程。在談判會議期間保護機密數據。請記住，談判過程中的所有言行都具有一定程度的價值。9Gartner中國官網成為客戶步驟步驟4明確遺漏和隱性的成本明確遺漏和隱性的成本在RFP過程中，談判團

10、隊應向供應商提出正確的問題，確定隱性或遺漏的成本細節。10Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟步驟步驟4行動措施行動措施1.為了確定所有隱性成本，您提出的問題可分為以下三類：為了確定所有隱性成本，您提出的問題可分為以下三類：軟件和SaaS服務問題 維護和支持問題 專業服務和培訓問題2.制定檢查清單，通過供應商確定關鍵的成本細節。制定檢查清單，通過供應商確定關鍵的成本細節。請注意：Gartner客戶可獲得一份詳細的檢查清單，其中包括一份與供應商談判的問題清單。該問題清單有利于談判團隊與IT財務部門優化合作，了解供應商提案或方案的真實或總體預估成本。3.在在RFP

11、過程中談及成本問題。過程中談及成本問題。提出有關成本的開放式問題（例如，不要問“維護成本是多少？”，而要問“理想的維護人員配置模式是什么？”），確保對必要細節進行有效的評估與評分。談判團隊可參考關鍵成本檢查清單來提出這些問題。通過供應商了解關鍵成本細節的檢查清單通過供應商了解關鍵成本細節的檢查清單專業服務專業服務/培訓培訓方案方案固定價格還是按工時材料計費規則規則/等級等級各方案的定價費率費率混合費率還是基于角色的費率可接受的標準可接受的標準承兌付款價格中包含差旅費價格中包含差旅費如果沒有，不得超過費用限額培訓課程培訓課程現場、遠程、在線培訓價格培訓價格說明各方案的價格軟件和服務軟件和服務維護

12、維護/支持支持保修保修有效期和到期日方案方案提供所有保障類型/價格衡量指標衡量指標用戶還是處理器還是營收.說明說明說明所有保障方案分項分項 按SKU、零件編號、PID定價分項分項 按SKU、零件編號、PID定價政策政策虛擬化、災難恢復/測試/開發使用.訂閱還是支持訂閱還是支持分別提供定價交付方法交付方法內部部署、托管、SaaS.折扣比例折扣比例 提供許可費凈額的百分比期末價格期末價格 上限上限消費物價指數或3%（以較低者為準）來源：Gartner11費用費用價目表價格和凈價類型類型永續/訂閱/定期.附加能力附加能力 相同折扣百分比的許可證Gartner中國官網成為客戶步驟步驟5維護維護T&C檢

13、查清單檢查清單T&C可對合同的風險與回報平衡產生極大的影響。為確定最佳的T&C，應創建并維護標準T&C檢查清單和供應商專用T&C檢查清單。12Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟步驟步驟5行動措施行動措施1.為有關內部部署、為有關內部部署、SaaS和云服務的合同創建和云服務的合同創建包含包含最佳最佳T&C的標準合同。的標準合同。2.創建供應商檢查清單，其中可包括：創建供應商檢查清單，其中可包括：管理協議 使用權和限制 針對特定供應商的政策，如自帶許可證權 將軟件許可證使用從企業內部轉移到亞馬遜云科技（AWS）、谷歌和微軟Azure等公有云環境時受到的限制3.創

14、建并維護相關的創建并維護相關的T&C檢查清單。檢查清單。請注意：Gartner客戶可參考以下Gartner工具包，開發和維護標準的內部部署軟件、SaaS和云服務T&C檢查清單，以控制成本和降低風險：內部部署軟件：工具包：優化軟件許可合同條款和條件的五大步驟。SaaS和云服務：工具包：通過高效的談判，制定最佳的合同條款和條件，最大限度降低SaaS的風險和成本。4.根據供應商的具體情況進行談判。根據供應商的具體情況進行談判。請注意：Gartner客戶可查看遵循Gartner的T4流程優化談判：戰術、模板、T&C與時機這項研究表示，同一種談判程序不可能適用于所有供應商，條款和條件也是如此。13Gar

15、tner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟維護標準維護標準T&C和供應商特定和供應商特定T&C檢查清單檢查清單本地部署軟件本地部署軟件明確衡量指標舉例說明計數規則明確高可用性/災難恢復/測試使用權明確維護續訂的上限明確審計權利（例如，審計保密協議的權利）打印并附上網站條款使用實例制定政策（如虛擬化、間接訪問）明確硬件/技術變更的成本影響（如從線下轉移到線上的成本）明確綁定和重命名保護SaaS和云服務和云服務明確續訂價格保護明確有意義的SLA懲罰明確用途、允許生產、測試和開發的權利協議中附帶和引用URL（合同期內不變）明確數據隱私/安全條款明確支持服務（如綁定支持與非綁定支

16、持、基礎支持與高級支持）明確帶價格保護的云服務到企業本地的再進入權明確退出保護條款特定供應商特定供應商管理協議和優先順序虛擬化政策、規則和表格生產使用權與非生產使用權直接訪問權和間接訪問權為第三方和母公司持股比例低于50%的關聯公司進行處理供應商產品/服務被收購或剝離時的定價權和使用權每種產品的指標說明（計數規則因供應商而異）云遷移政策、GDPR條款來源：Gartner14Gartner中國官網成為客戶步驟步驟6讓讓IT財務部門參與創建財務部門參與創建TCA/TCO模型模型單一的財務分析模型并不適合所有交易，因此您必須讓IT財務部門參與開展個性化的總購置成本（TCA）和總擁有成本（TCO）分析

17、，以提高成本透明度，并在談判過程中將這些模型及其分析作為談判的籌碼。15Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟步驟步驟6行動措施行動措施1.提出正確的成本影響問題。提出正確的成本影響問題。使用步驟4中的軟件和SaaS成本檢查清單，以及步驟5中的T&C檢查清單提出問題。確保TCA模型能夠揭示所有必要的成本，以便從現金流和預算/盈虧的角度對供應商提案進行“真實”的總成本分析。請注意：Gartner客戶將獲得一份簡單但有效的案例研究，以明確什么是正確的問題，以及進行準確和全面成本影響分析的重要性。2.在整個談判周期中持續開展合作。在整個談判周期中持續開展合作。使用檢查

18、清單，在整個RFP和談判規劃過程中確保IT采購、IT、IT財務和主要業務利益相關者能夠協作和主動參與。3.使用定制的使用定制的TCA模型作為談判籌碼。模型作為談判籌碼。在競爭性談判和最終談判中，利用工具來提高議價能力，以優化定價和T&C。16Gartner中國官網成為客戶步驟步驟7使用最終談判策略優化交易使用最終談判策略優化交易在制定最終談判策略時，即使您已在內部做出決定并選定了供應商及其方案，該選定的供應商此時也不應知道自己已被選中。17Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟步驟步驟7行動措施行動措施1.維持競爭的環境。維持競爭的環境。在最終談判之前和整個談判

19、過程中，始終保持兩個供應商的競爭狀態。2.轉換轉換C級高管和利益相關者的角色。級高管和利益相關者的角色。如果多年來您一直與同一個供應商的銷售團隊進行談判，則應轉換角色，以增加籌碼和議價能力。3.利用利用CFO和財會政策。和財會政策。要進行資本支出與運營支出成本分析，就必須獲得未綁定的詳細資料（供應商也知道這一點）。如果需要未綁定的詳細資料作為籌碼，CFO應擔任這一過程的關鍵決策者。4.使用使用C級高管的權力。級高管的權力。利用C級審批、資本委員會會議、執行董事會審批等，延長談判時間，使之與供應商的季度末或年末日期保持一致。5.請求批準特殊的請求批準特殊的T&C。與供應商就新產品和服務合同進行談

20、判時，談判團隊可要求“特別批準”，并詢問獲得“特別批準”的程序以及批準該等請求的具體負責人。18Gartner中國官網成為客戶步驟步驟8制定健全的制定健全的SAM和審計管理流程和審計管理流程通常，在完成復雜的談判并簽署合同后，談判團隊就會覺得大功告成。然而，談判團隊還需確保建立健全的軟件資產管理（SAM）流程，以管理軟件的合規性，做好審計準備。19Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟步驟步驟8行動措施行動措施1.與團隊成員溝通。與團隊成員溝通。將供應商在RFP流程中提出的任何新指標的指標定義和計數示例傳達給您的SAM團隊。2.設定內部審計管理流程。設定內部審計

21、管理流程。為做好供應商審計準備，談判團隊需創建并維護內部審計管理流程和操作手冊。請注意：Gartner客戶可使用工具包：優化軟件審計流程和結果，下載開發內部審計準備工具包所需的各種工具（RASCI負責、問責、支持、咨詢和告知矩陣以及審計專用保密協議、范圍和方法以及最終談判等的檢查清單）。20Gartner中國官網成為客戶提高軟件和SaaS采購談判能力的8個步驟可行的客觀洞察可行的客觀洞察探尋為IT采購和供應商管理領導者提供的其他免費資源和工具：網絡研討會網絡研討會通往2028 年的云計算：從技術到業務核心研究研究公有云遷移能否解決基礎設施的技術債務確保您的云遷移方法能夠減輕技術債務。電子書電子

22、書報告報告打造行業前沿的軟件工程部門優化合同談判，最大化實現業務價值。2024年戰略技術趨勢面向業務和技術領導者提供的專業洞察和行動建議。了解大中華區不斷發展的云計算格局。下載電子書下載電子書下載報告下載報告注冊參會注冊參會下載研究下載研究已經是Gartner客戶？您可在客戶門戶網站上獲得更多的資源。點擊登錄21聯系我們聯系我們獲得可行的客觀洞察，履行您關鍵任務的優先事項。Gartner專家指南和工具使您能夠做出更快、更明智的決策并獲得更優的業績表現。聯系我們成為客戶：成為客戶成為客戶點擊了解更多關于點擊了解更多關于Gartner IT領導者的相關信息領導者的相關信息 2022 Gartner,Inc.及/或其關聯公司版權所有。保留所有權利。CM_GTS_1806304